Atbildība sākas ar sistēmas izveidi
Grāmatvedības likums nosaka, ka uzņēmuma vadītājs ir atbildīgs par grāmatvedības kārtošanu atbilstoši likuma prasībām un grāmatvedības dokumentu saglabāšanu. Tas nenozīmē, ka vadītājam pašam jāveic grāmatojumi. Tas nozīmē, ka viņam jānodrošina skaidra dokumentu aprite, kompetents izpildītājs un kontroles mehānisms.
Rakstveida pienākumu sadalījums
Ja grāmatvedību kārto grāmatvedis vai ārpakalpojuma grāmatvedis, nepieciešama rakstveida vienošanās, kurā noteikti pienākumi, tiesības un atbildība. Līgumam jāatspoguļo reālā sadarbība: kurš iesniedz dokumentus, sagatavo deklarācijas, veic maksājumus, komunicē ar VID un informē vadību par riskiem.
- Dokumentu iesniegšanas termiņi un kanāli.
- Deklarāciju sagatavošanas un apstiprināšanas kārtība.
- Piekļuves tiesības bankām, EDS un uzskaites sistēmām.
- Vadības atskaišu saturs un regularitāte.
- Rīcība kļūdas, kavējuma vai pārbaudes gadījumā.
Informēts lēmums, nevis akla paļaušanās
Vadītājam regulāri jāsaņem saprotama informācija par naudas plūsmu, nodokļu saistībām, debitoriem, kreditoriem un uzņēmuma rezultātu. Frāze “to dara grāmatvedis” nav pietiekama, ja vadība ignorē brīdinājumus, nenodod dokumentus vai pieņem darījumus bez ekonomiska un juridiska pamatojuma.
Dokumentējiet būtiskos lēmumus
Valdes lēmumiem jābūt izsekojamiem. Īpaši svarīgi dokumentēt nestandarta darījumus, aizdevumus, saistīto personu darījumus, lielus ieguldījumus, zaudējumu segšanu un citus lēmumus ar būtisku ietekmi uz uzņēmumu. Rakstveida pamatojums palīdz gan iekšējā kontrolē, gan strīda vai pārbaudes gadījumā.
Vadītāja drošības minimums
- Noslēgts skaidrs līgums ar kompetentu grāmatvedības veicēju.
- Regulāras vadības atskaites un nodokļu konta pārbaude.
- Noteikta dokumentu aprites un maksājumu apstiprināšanas kārtība.
- Droša dokumentu glabāšana un piekļuves tiesību kontrole.
- Savlaicīga profesionāla konsultācija pirms nestandarta darījumiem.